Seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista/tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa selvitetään EU:n yleisen tietosuoja‐asetuksen (2016/679) sekä tietosuojalain (2018/1050) edellyttämät tiedot Oulun kristillinen kasvatus ry:n ylläpitämien henkilörekisterien osalta. Tämä tietosuojaseloste julkaistaan koulun Internet‐sivulla ja sitä päivitetään tarvittaessa sen sisältämien tietojen muuttuessa.

1. Rekisterinpitäjä

Oulun kristillinen kasvatus ry

Toppilansaarentie 8, 90510 Oulu

Y-tunnus: 2200400–2

kanslia@oukris.fi

2. Rekisterinpitäjän toimintamuodot

Oulun kristillinen kasvatus ry järjestää asianmukaisella toimiluvalla varhaiskasvatuslain (540/2018) mukaista varhaiskasvatustoimintaa, perusopetuslain (682/1998) mukaista esi- ja perusopetusta sekä aamu- ja iltapäivätoimintaa.

Näiden perustehtäviensä tueksi yhdistyksen on kerättävä eräitä em. toimintojen kannalta välttämättömiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä käsittelee oppilaiden, lasten ja huoltajien henkilötietoja opetuksen ja varhaiskasvatuksen järjestämiseksi. 

3. Ylläpidettävät rekisterit

Yhdistyksen henkilörekisteri sisältää kolmen toimintayksikön henkilö- ja asiakasrekisterit:

A. Kristillisen päiväkoti Toivon ja Verson asiakasrekisteri

B. Oulun kristillisen koulun rekisterit:

Opetuksen järjestämiseen liittyvät rekisterit

– Oppilas- ja opiskelijahallinnon rekisteri 

(Visma Oy:n InSchool-ohjelmisto: Primus, Wilma)

– Oppilasvalintarekisteri

– Esi- tai perusopetukseen ennakkoilmoittautuneiden rekisteri

– Tapaturmarekisteri

– Kulunvalvontajärjestelmä ja kameravalvontarekisteri

– Kurinpitorekisteri

– Dieettiruokarekisteri

Oppilashuollon rekisterit

– Oppilashuoltokertomusten rekisteri

– Koulukuraattorin asiakasrekisteri

– Koulupsykologin asiakasrekisteri

C. Oulun kristillinen kasvatus ry:n henkilörekisterit: 

Aamu- ja iltapäivätoiminnan asiakasrekisteri

Kerhotoiminnan asiakasrekisteri

Avainten ja kulkutunnisteiden hallinnan rekisteri

Yhdistyksen jäsenrekisteri 

Henkilöstöhallinnon rekisterit 

– Henkilöstörekisteri

– Palkkarekisteri

– Työterveyshuollon rekisteri

– Sijaisuus- ja poissaolorekisteri

– Henkilöstön lounaiden laskutusrekisteri ja dieettiruokarekisteri

Ylläpidettävistä rekistereistä on laadittu erilliset rekisteriselosteet.

3. Rekisteriasioista vastaavat henkilöt (rekisterinpitäjän edustaja) 

A. Marja-Liisa Marttila (puh. 044 7637730, marja-liisa.marttila@oukris.fi)

B. Mikko Saukkonen (puh. 040 1945998, mikko.saukkonen@oukris.fi)

C. Johanna Reimi (040 9521402, johanna.reimi@oukris.fi)

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterien käyttötarkoitus

Varhaiskasvatuslaissa (540/2018) säädettyjen varhaiskasvatukseen liittyvien tehtävien ja perusopetuslaissa (628/1998) säädettyjen esi- ja perusopetukseen liittyvien tehtävien hoitaminen, yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitäminen sekä henkilöstöhallinnon rekisterien käyttäminen yhdistyksen palveluksessa olevan henkilökunnan työsuhdevelvoitteiden täyttämiseksi.

Henkilötietoja käsitellään varhaiskasvatuksen, esi- ja perusopetuksen sekä aamu- ja iltapäivätoiminnan asiakassuhteiden ja yhdistyksen jäsenyyksien hoitamisessa sekä lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisessa. Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavissa tarkoituksissa: varhaiskasvatuspalvelun sekä esi- ja perusopetuksen järjestäminen ja toteuttaminen, palveluun liittyvä viestintä, asiakaslaskutus, asiakaspalautteen keräys ja käsittely, rekisterinpitäjän toiminnan kehittäminen, arviointi ja seuranta.

LAINSÄÄDÄNTÖ:

– Varhaiskasvatuslaki (540/2018) ja asetus varhaiskasvatuksesta (753/2018)

– Perusopetuslaki (628/1998)

– Laki varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista (1503/2016)

– Laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta (1128/1996)

– Laki sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä (569/2009)

– Laki lastensuojelusta (417/2007)

– Lastensuojeluasetus (1010/1983)

– EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

– Tietosuojalaki (1050/2018)

– Lakiviranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)

– Hallintolaki (434/2003)

– Arkistolaki (831/1994)

5. Rekisterien tietosisältö (kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä)

A. Kristillisen päiväkoti Toivon ja Verson asiakasrekisteri

Rekisteri sisältää tiedot henkilöistä, jotka ovat varhaiskasvatuksen asiakkaina yhdistyksen ylläpitämissä päiväkodeissa.

Rekisteriin voidaan rekisteröidystä henkilöstä tallentaa:

– Lapsen nimi, henkilötunnus, osoite, äidinkieli, kotikunta

– Hakemustiedot ja palveluntarve

– Varhaiskasvatuksessa olevan lapsen tukeen liittyvät pedagogiset asiakirjat (yleinen tuki, tehostettu tuki, erityinen tuki)

– Dieettiruokatarve

– Varhaiskasvatusajat, läsnä- ja poissaolotiedot

– Huoltajan nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ammatti, äidinkieli, siviilisääty, kotikunta

– Rekisteröidyn itse tuottama sisältö, kuten asiakaspalaute sekä hänen sekä hänen antamat lisätiedot palveluun liittyen (varahakijat, terveystiedot, kuvauslupa, kuljetuslupa jne.)

– Perhekokoonpano

Varhaiskasvatuksen hallinto

– Varhaiskasvatuspäätös

– Varhaiskasvatusmaksua koskevat tiedot

– Päätös palvelusetelin myöntämisestä ja arvosta

– Kuvamateriaali ja muu varhaiskasvatuksessa syntyvä materiaali

– Varhaiskasvatuksen järjestämisen edellyttämät tarpeelliset tiedot kuten siihen liittyvät suunnitelmat ja pedagogiset asiakirjat

– Yhteistyötahoilta saatu tieto kuten neuvolalomakkeet tms. muut asiantuntijoiden lausunnot

B. Oulun kristillisen koulun asiakasrekisteri

Rekisteriin voidaan rekisteröidystä henkilöstä tallentaa:

– Oppilaan nimi, henkilötunnus, osoite, äidinkieli, kotikunta

– Oppilashakemustiedot

– Esi- tai perusopetuksessa olevan lapsen tukeen liittyvät pedagogiset asiakirjat (yleinen tuki, tehostettu tuki, erityinen tuki)

– Dieettiruokatarve

– Läsnä- ja poissaolotiedot

– Huoltajan nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ammatti, äidinkieli, siviilisääty, kotikunta

– Rekisteröidyn itse tuottama sisältö, kuten asiakaspalaute sekä hänen sekä hänen antamat lisätiedot palveluun liittyen (varahakijat, terveystiedot, kuvauslupa, kuljetuslupa jne.)

– Perhekokoonpano

C. Oulun kristillinen kasvatus ry:n asiakasrekisteri (Aamu- ja iltapäivätoiminta, yhdistyksen jäsenrekisteri sekä henkilöstöhallinnon rekisterit 

Rekisteriin voidaan rekisteröidystä henkilöstä tallentaa:

– Oppilaan nimi, henkilötunnus, osoite, äidinkieli, kotikunta

– Hakemustiedot

– Esi- tai perusopetuksessa olevan lapsen tukeen liittyvät pedagogiset asiakirjat (yleinen tuki, tehostettu tuki, erityinen tuki)

– Läsnä- ja poissaolotiedot

– Huoltajan nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ammatti, äidinkieli, siviilisääty, kotikunta

– Rekisteröidyn itse tuottama sisältö, kuten asiakaspalaute sekä hänen sekä hänen antamat lisätiedot palveluun liittyen (varahakijat, terveystiedot, kuvauslupa, kuljetuslupa jne.)

– Perhekokoonpano

Yhdistyksen jäsenrekisteriin voidaan tallentaa yhdistyksen jäsenen nimi, osoite, ammatti, puhelinnumero, sähköpostiosoite, jäseneksi liittymisen ajankohta sekä jäsenmaksutietoja.

Yhdistyksen henkilöstörekistereihin voidaan tallentaa palkanmaksun ja muiden työsuhdevelvoitteiden täyttämiseksi tarvittavat tiedot, kuten henkilö- ja yhteystiedot, koulutus, työtehtävä, työsuhteen kesto ja pankkiyhteystiedot. 

TIETOJEN JULKISUUS JA SALASSAPIDETTÄVYYS:

Osa rekisterin tiedoista on salassa pidettäviä. Salassa pidettäviä ovat viranomaisten julkisuudesta annetun lain 24 §:n (23–25, 30–32) mukaan muun muassa kaikki terveydentilaa, turvakieltoa, yksityiselämää ja varallisuutta koskevat tiedot.

Jokaisella työntekijällä on oikeus käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän välittömästi tarvitsee työtehtävissään. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.

6. Tietojen säilytysajat 

Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Oulun kaupungin arkistointisuunnitelmaa.

Tietoja voidaan poistaa asiakkaan vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi.

7. Säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen luovutus

Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään hakemuslomakkeissa varhaiskasvatukseen, esi- ja perusopetukseen sekä aamu- ja iltapäivätoimintaan ja huoltajien kanssa käydyistä keskusteluista. Yhdistyksen jäsenrekisterin tiedot saadaan jäsenhakemuslomakkeesta. Tietoja voidaan saada myös rekisteröidyn kotikunnan varhaiskasvatuspalveluista tai opetustoimesta. Varhaiskasvatuspalvelun sekä esi- ja perusopetuksen toteuttamiseen liittyviä tietoja syntyy myös varhaiskasvatussuhteen tai koulun oppilassuhteen aikana pääosin asiakkaan antamana tai työntekijän kirjaamana.

Varhaiskasvatuksen sekä esi- ja perusopetuksen tiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille. Tietoja voidaan luovuttaa oppilaitoksen vaihdon yhteydessä uudelle oppilaitokselle sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi. Rekistereiden tietoja ei siirretä tai luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu asiakas- ja hoitosuhteen päätyttyä.

Oulun kaupunki:

Oulun kaupungille luovutetaan vaadittavat asiakastiedot

Kela:

Kelaan siirretään huoltaja- ja lapsitietoja varhaiskasvatuksen alkaessa ja päättyessä sähköisessä muodossa. Kelaan ilmoitetaan myös perheeseen liittyvistä muutoksista, esim. hoitomuodon muutokset.

Varda: (01.01.2020 alkaen)

Varda toimii varhaiskasvatuksen tietovarantona. Vardaa ylläpidetään osana erilaisista Opetushallituksen ylläpitämistä rekistereistä ja tietovarannoista koostuvaa rekisterikokonaisuutta.

Oulun kaupunki toimittaa Vardaan seuraavat henkilötiedot:

– nimi, henkilötunnus, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot

– toimipaikka, jossa lapsi on varhaiskasvatuksessa

– varhaiskasvatushakemuksen toimittamispäivämäärä

– päätöksen tai sopimuksen alkamis- ja päättymispäivämäärä

– varhaiskasvatusoikeuden tuntimääräinen laajuus ja sen käyttöön liittyvät tiedot

– varhaiskasvatuksen järjestämismuoto.

Lisätietoja Vardasta löytyy Opetushallituksen verkkopalvelusta osoitteesta https://www.oph.fi/kehittamishankkeet/varda

8. Rekisterien ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. SÄHKÖISET YLLÄPITOJÄRJESTELMÄT:

– Oulun kaupungin varhaiskasvatuksessa käytettävät sähköiset järjestelmät (Sateliitti)

– Visma Oy:n InSchool-ohjelmistot

B. MANUAALINEN AINEISTO:

– paperimuodossa olevat asiakirjat

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET:

A. Sähköinen aineisto

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa tiloissa. Sähköinen aineisto suojataan henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin, salasanoin ja palomuurein. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumuksen.

B. Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Asiakassuhteen päättyessä kertynyt aineisto luovutetaan rekisteröidylle.

9. Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (artikla 15)

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Rekisterinpitäjän on pyynnöstä toimitettava jäljennös rekisteröidylle hänen osaltaan käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, rekisterinpitäjä voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Mikäli rekisterinpitäjä ei toteuta toimenpiteitä rekisteröidyn pyynnön perusteella, rekisterinpitäjän on ilmoitettava viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta rekisteröidylle siihen syy ja lisäksi kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 13–16 artiklan nojalla toimitetut tiedot ja toimenpiteet ovat maksuttomia.

Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, tai jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko

a)     periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset; tai

b)    kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea. Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus.

10. Oikeus tiedon oikaisemiseen (artikla 16)

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Ottaen huomioon tarkoitukset, joihin tietoja on käsitelty, rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys.

Jollei rekisterinpitäjä hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon oikaisemista, hänen on annettava asiasta kirjallinen todistus. Todistuksessa on mainittava myös ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty ja kerrottava mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja.

Oikaisupyynnöt kirjallisesti ja allekirjoitettuina rekisteriasioista vastaaville henkilöille: 

Asiakasrekisteri A. Varhaiskasvatusjohtaja Marja-Liisa Marttila

Asiakasrekisteri B. Rehtori Mikko Saukkonen

Asiakasrekisteri C. Koulusihteeri Johanna Reimi

osoitteeseen:

Oulun kristillinen kasvatus ry/ vastaava henkilö

Toppilansaarentie 8, 90510 Oulu

Oikaisupyynnössä tulee mainita rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero. Vastaus pyyntöön toimitetaan rekisteröidyn väestötietojärjestelmästä varmennettuun osoitteeseen. Rekisterinpitäjällä on oikeus tarpeellisissa määrin suorittaa tunnistustoimenpiteitä ennen tietojen lähettämistä. Tarkastuspyyntö tai tietojen käsittelyä koskeva vaatimus voidaan esittää myös henkilökohtaisesti yllä mainitussa osoitteessa, jolloin rekisteröidyn tulee vaadittaessa esittää tunnistamista varten virallinen asiakirja (henkilötodistus, ajokortti tai passi).

11. Muut oikeudet     

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.

Oikeus perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetukseen (2016/679) artiklaan 77.

Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot ja verkkosivu

Osoite: PL 800, 00520 Helsinki

puh. 029 56 16670

www.tietosuoja.fi/fi